POLITICA DE PROTECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES QUIMICONTROL SAS

 

​​​​Dando cumplimiento a  la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Quimicontrol SAS adopta la siguiente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales, laborales o de servicio.​

 

1. IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS:

Para efectos de la presente política, Quimicontrol SAS con NIT: 800158485-1, con sede principal Cra. 43ª# 24-21 de la ciudad de Bogotá, teléfono 2680523, correo electrónico contactenos@quimicontrol.com.co, será el responsable del manejo de información, bases de datos y datos personales.

 

2. ALCANCE DE LA POLÍTICA:

La presente política de tratamiento de datos será conocida y aplicada a los datos personales registrados en cualquier base de datos de Quimicontrol SAS cuyo titular sea funcionario, cliente, proveedor o encargado(s) del tratamiento de datos personales y administración de bases de datos de Quimicontrol SAS.

 

3. MARCO NORMATIVO:

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional

 

4. DEFINICIONES:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

 

5. PRINCIPIOS:

Durante el proceso de manejo y tratamiento de datos personales que realiza Quimicontrol SAS y como garantía de su protección, se aplicarán de manera integral los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice Quimicontrol SAS o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, Quimicontrol SAS garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de Quimicontrol SAS, será de medio.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por Quimicontrol SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en Quimicontrol SAS administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones, salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

6. DERECHOS DEL TITULAR:

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Quimicontrol en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Quimicontrol, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por parte de Quimicontrol o por parte del Encargado del Tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Quimicontrol o el Encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento y modificaciones sustanciales de la presente política.

 

7. DEBERES DE QUIMICONTROL SAS:

Quimicontrol SAS reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos, por lo tanto Quimicontrol SAS cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Tomar medidas para que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar  la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado de la misma.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

p) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

q) Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

8. CONDICIONES PARA TRATAMIENTO DE DATOS:

Durante ningún tipo de actividad que implique la recolección de datos personales y el suministro de información, Quimicontrol podrá condicionar al Titular para que suministre datos personales sensibles. No obstante, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

 

9. AUTORIZACIÓN, CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS:

a)Autorización:

Quimicontrol SAS solicitará autorización al titular para el uso de la información de manera que sea de consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley y teniendo en cuenta que no será requerida autorización en casos de:

i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

ii) Datos de naturaleza pública.

iii) Casos de urgencia médica o sanitaria.

iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quimicontrol SAS obtendrá la autorización mediante diferentes medios disponibles, entre los que se pueden encontrar el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitio Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado u obtenido en la base de datos, adicionalmente Quimicontrol SAS conservará la prueba de autorización del tratamiento de datos del titular hasta revocatoria de la misma o solicitud de supresión de datos por parte del titular.

b)Consultas:

Garantizando el derecho de acceso del titular de los datos, Quimicontrol SAS pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso se ofrece sin límite alguno para permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos por medio de nuestros canales de comunicación.

Quimicontrol SAS habilitará por medio de su correo electrónico: contactenos@quimicontrol.com.co o línea telefónica 2680523 de la ciudad de Bogotá la opción para la realización de sus correspondientes consultas, las cuales deben ser contestadas en un plazo no mayor a 10 días hábiles luego de la petición previa confirmación y certificación de la identidad del titular, en caso de no poder realizar en el plazo estipulado la solicitud del titular se realizará comunicación por escrito indicando la novedad y causa de la dilación.

c)Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Quimicontrol SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Quimicontrol SAS al correo electrónico contactenos@quimicontrol.com.co, contando como mínimo con la información de identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

ii) Una vez recibido el reclamo que cumple todos los requisitos, éste se catalogará como "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha catalogación se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En el caso de no poder realizar el proceso en el plazo estipulado la solicitud del titular se realizará comunicación por escrito indicando la novedad y causa de la dilación y solicitando un plazo adicional, e cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d)Peticiones de Rectificación y/o Actualización:

Quimicontrol SAS como responsable del tratamiento de la información rectificará y actualizará a solicitud del titular la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:

i) El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico contactenos@quimicontrol.com.co o en medio físico dirigido Quimicontrol SAS indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

ii) Quimicontrol SAS podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web www.quimicontrol.com.co.

e)Supresión de Datos:

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a Quimicontrol SAS la supresión  de sus datos en la circunstancia en la que considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente, cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados o se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Quimicontrol SAS, a excepción de casos en los que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas, los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

10. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE QUIMICONTROL SAS:

Para realizar el proceso de transferencia internacional de datos personales de los titulares, Quimicontrol SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con Quimicontrol SAS y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe Quimicontrol SAS no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Quimicontrol SAS también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

i) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;

ii) para cumplir con procesos jurídicos;

iii) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;

iv) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;

v) para proteger nuestras operaciones;

vi) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y

vii) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

 

11. VIGENCIA:

La siguiente política de protección y manejo de datos aplica desde el 1 de Septiembre de 2016 y reemplaza todos los demás parámetros, indicaciones o procedimientos de protección y administración de bases de datos anteriormente creados, administrados o notificados en la organización.

Sobre nosotros

Quimicontrol S.A.S. ha sido reconocido en numerosas ocasiones tanto por sus representados como por sus clientes como un aliado estratégico para su crecimiento, resaltando el rol que Quimicontrol S.A. ha jugado en el mismo. Lo cual se evidencia en:

  1. El reconocimiento al desempeño excepcional como distribuidor de Waters Technologies Corporation en los años 2011, 2012 y 2013.
  2. La Medalla de oro como aliado estratégico en los 45 años de Genfar en el 2012.
  3. El Premio a la excelencia 2011 y 2012 de Tecnoquímicas.

 

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